Нельзя ли этот интерфейс сделать как в телеге или вайбере (более прозрачным) ?
Зависит от протокола.
Если передача идёт напрямую между пользователями (IRC, Jabber P2P), то нужно прямо в момент прилёта файла решать, хотите вы его принимать или нет. Потому что на той стороне отправитель не будет вечно сидеть в онлайне и ждать. Плюс это одноразовое событие - если файл был принят а потом удалён, или Миранда упала во время принятия / свет мигнул и комп вырубился, то файл повторно не скачать, пока отправитель снова его не пульнёт.
Если же файл передаётся через сервер и хранится на сервере (ICQ, Jabber HTTP File Upload, Telegram), то мы как раз занимаемся реализацией так называемых оффлайновых файлов, как в современных мессенджерах. Когда прилетевший файл не скачивается, а пользователь лишь получает уведомление, а дальше он может скачать файл, нажав на него, прямо сейчас, или скачать его когда-нибудь потом, или скачать, удалить, а потом снова скачать.
Что касается отправки файла, так окно файлтрансфера не особо отличается от какого-нибудь Telegram: там можно ввести описание файла и отправить его. Берётся файл, кидаётся в поле ввода в окне беседы и вперед.